2026年7月9日

なぜ、アポイント最適化ツールを作ったのか

ところが、その最も重要なアポイントについて、「これが正解」という組み方は、どこにも情報がありません。できるだけ効率よく組もうと努力しても、それが本当に妥当なのか、確かめるすべがない ―― これが訪問歯科の現場に共通する悩みです。

アポイントが難しいのは、検討すべき項目が多すぎるから

一件のスケジュールを決めるだけでも、これだけの条件が絡み合います。

これらが同時に絡み合い、時に互いに衝突する。だから「良いアポイント」は、担当するチームにしか分からず、しかもそれが客観的にみて、妥当かどうかも分からず、正しさは個人の感性で属人化します。

実際の画面で、順番に見てみましょう

ここからは、SOL2が実際にアポイントを組み上げる流れを、画面に沿ってご紹介します。やっていることは「① すでにある情報を条件にする → ② 住所から移動時間を割り出す → ③ 週間スケジュールを自動で組む → ④ 地図で訪問順を確かめる → ⑤ 人が最終調整する」という5つのステップです。

① 登録済みの情報が、そのまま条件になります

新しく入力し直す必要はありません。すでにSOLに登録されている「担当する患者様の一覧」が、そのままアポイントの材料になります。患者様ごとの施設・訪問先の種別、ひと月あたりのDr／DHの診療回数、その曜日の都合などが一覧で読み込まれ、ここからスケジュールを組み立てます。

あわせて、その月の稼働日数（週数）や勤務時間、昼休み、Dr／DHの診療時間の目安といった基本条件も設定します。ここで設定した「使える時間」が、このあとのスケジュール作成の土台になります。

② 住所から、移動時間を自動で割り出します

効率のカギを握るのは移動時間ですが、これを頭の中だけで見積もるのは大変です。登録された住所をもとに、地図上の位置（座標）を自動で取得し、さらに医院から各訪問先までの移動時間を実際の道路に沿って算出します。「この施設までは何分」という数字がそろうので、順番の良し悪しを感覚ではなくデータで判断できるようになります。

取得した位置をもとに、医院から各訪問先までの移動時間が一覧で並びます。ここで出た数字は、次のスケジュール作成にそのまま使われます。もし実際の所要時間と違う区間があれば、その場で数字を手直しすることもできます。

③ 週間スケジュールが、自動で組み上がります

材料と移動時間がそろえば、あとはSOL2が組み立てます。守るべき条件（都合の悪い曜日・診療頻度・稼働の上限など）を満たしたうえで、移動や稼働のムダが小さくなる並びを探し出し、週ごとの時刻順スケジュールを自動で作成します。誰を・どの施設で・何時から診るのかが、そのまま予定表の形になります。

何千通りもの組み合わせから良いものを見つける作業は、人の手には負えません。ここをSOL2が担うことで、担当者は「一から組む」のではなく「良いアポイントを仕上げる」ことに集中できます。

訪問歯科では歯科医師と衛生士がそれぞれのスケジュールで動くのが鉄則ですが、SOL2は歯科医師の訪問だけでなく、衛生士（DH）の口腔ケアの枠もあわせて計画に織り込みます。「Drの予定は組めたが、DHは別途手作業」といった二度手間が起きません。

④ 訪問順は、視覚的に確かめられます

組み上がったスケジュールが、どんなまわり方になるのか ―― それも地図の上で、訪問順を追って確認できます。医院を出発して、どの順番で訪問先をまわり、各区間が何分かかるのかが一目で分かります。「この並びなら効率がよい」という判断を、表の数字だけでなく実際のルートとして見られるので、納得したうえで確定できます。

⑤ 最後は、人が調整します

自動で組んだ案は、あくまで、予定です。現場では、突然のキャンセル等が発生しますので、必要なところだけ整えます。この最終調整は、事務所のPCだけでなくスマートフォンからも行えます。予定が変わったときも、動かしたい訪問を指でドラッグするだけで、別の日・別の時間へ入れ替えられます。移動中や訪問の合間でも、その場でスケジュールを整えられます。

「これまでの移動順」を活かすこともできます

とはいえ、長年かけて築いてきた訪問の順番やまわり方には、その医院ならではの理由があります。SOL2では、ゼロから最適化するだけでなく、これまでの移動順に従ってスケジュールを組む設定も可能です。今までのやり方を尊重しながら、事務作業だけを軽くする ―― そんな使い方にも対応しています。

自動化できるものは自動化する。そのうえで、調整する。

ここまでご覧いただいたとおり、SOL2のアポイント最適化は、「自動化できるものは自動化して効率よく組み、そのあとに人が調整する」という順番を大切にしています。これまで一からすべてを手で組んでいた作業が、「たたき台を確認して、必要なところだけ整える」作業へと変わります。急なキャンセルが出ても、影響する範囲だけを組み直せばよく、表全体を作り直す必要はありません。

次の課題 ―― 「どのチームが担当するか」という最適化

ここまでご紹介したアポイント最適化は、各チームが担当する患者様の中で、スケジュールを最適に組むためのツールです。これだけでも大きな効率化になりますが、訪問歯科の効率化にはもう一段先があります。

SOL2には、組み上がったスケジュールが本当に効率的かどうかを客観的にチェックする機能もあります。たとえば、週ごとの診療充足率（使える時間に対して、どれだけ診療にあてられているか）を見える化し、時間が余っている週・埋まりすぎている週を洗い出します。

さらに、施設・患者様ごとの「持ち患者バランス」も分析します。持ち患者が多すぎるチーム、逆に受け入れる余地が残っているチームを数字で示すので、「どこからどこへ患者様を動かせば全体が良くなるか」を検討する材料になります。

「チーム内の最適化」から「チームそのものの最適化」へ。SOL2は、訪問歯科の効率化を一歩ずつ前へ進めていきます。